* Por Marcela Carmona
El primer semestre del año, suele ser un mes muy movido para las empresas a nivel de entregas de informes a diversas entidades, entre ellos el envío de información a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto a las declaraciones de renta persona jurídica y así mismo la entrega de información exógena tributaria, pero cuidado, particularmente este reporte suele verse como únicos obligados las empresas y usted lector podría ser responsable de la emisión de este reporte.
Bueno, entremos en materia, empecemos conociendo qué es la información exógena tributaria:
“Es la información presentada por personas jurídicas y naturales, sobre las operaciones realizadas con sus clientes, usuarios u otros que intervienen en el desarrollo del objeto social de la empresa, periódicamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN– a través de servicios electrónicos en cumplimiento de las resoluciones y especificaciones técnicas expedidas por el Director General”,
definición tomada de la página de la DIAN; anteriormente este reporte se conocía como medios magnéticos.
Y, ¿por qué es un reporte tributario que nos une a todos?, porque todos ocupamos un rol en función de este reporte, existe el emisor de datos, el receptor de datos, y el consultor de datos, que, enfocados en el impacto a las personas naturales como lo es usted. Haremos un recuento para conocer qué sucede con cada rol.
Iniciemos con el emisor. En primer lugar, para definir si se es o no responsable se debe conocer que para este aspecto se deben evaluar topes basados en los ingresos percibidos por el año inmediatamente anterior al periodo que se va a reportar, y una amistosa invitación, contactar a su contador de confianza y revisar si según sus responsabilidades y topes en ingresos, usted cumple con este reporte, y de cumplirse, validar si ya se realizó.
El envío de estos datos se hace a través de formatos, donde cada uno representa nuestras transacciones con terceros, que según su perfil se determina el número de formatos a reportar, como son los ingresos que provienen de las ventas, los costos y gastos directamente vinculados a los negocios, la forma en como son aplicados los impuestos; si tiene empleados, se debe remitir en detalle lo efectivamente pagado, los saldos de los bancos e inversiones, deudas de todo tipo; tratándose de empresas indicar quienes son sus dueños, y seguro muchos más datos que resumen qué tenemos, cómo lo generamos y qué debemos.
El envío de este anexo es anual, y suele darse entre el mes de abril y el mes de junio de cada año; cuyas fechas, son publicadas con anterioridad por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a través de una resolución, en la que, además de confirmar calendario de presentación, indica las pautas, condiciones de envío, y se definen los topes que una vez cumplidos define quiénes son los responsables de este envío de datos.
Ahora, conozcamos un poco el rol de receptor de la información, para el caso es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, quien recibe toda la información que suministran los obligados, y una vez procesada en sus bases de datos, pone a disposición validar este reporte tanto para los emisores como el usuario consultor que, a continuación, referenciaremos.
De cara, nuevamente a las personas naturales, como usted, que pronto deberá realizar la presentación de la declaración de renta, podrá conocer qué información fue reportada bajo su nombre, y se puede estar preguntando: ¿Cómo lo puedo hacer?, a través de los servicios electrónicos de la DIAN, ingresando con un usuario y clave, y allí encontrará un menú con opciones, una de ellas es: “Consulta de información exógena”, y seguro su contador de confianza hará esta misma consulta previa presentación de su declaración de renta, para identificar sus transacciones y a partir de este momento es cuando empiezan las llamadas y reuniones con el contador, para empezar a contestar una a una, las transacciones presentadas con esos terceros que reportaron movimientos bajo el nombre de la persona natural, y así mismo la recolección de cada uno de los soportes que confirmen la existencia de estos movimientos.
Importante destacar que la forma de permitir que nuestros contadores hagan correctamente su trabajo es permitirnos decir la verdad y nada más que la verdad.
Este reporte, finalmente viene siendo un compromiso enorme para todos, y parte de ese compromiso, es abrirnos a conocer un poco más que pasa en la contabilidad de las empresas y de las personas naturales, donde además de procesar numerosas transacciones, recibir documentación, presentar informes de toda índole y a todo nivel de usuarios, también se deben medir riesgos e incumplimientos, ya que no hacer el envío oportuno de este reporte trae consigo multas que pueden evitarse, cuando nos damos la oportunidad de construir hábitos y charlas con nuestros contadores, donde además de tratar la forma en cómo gestionar los impuestos, como atender a solicitudes de datos e informes, y otros temas comunes, aportemos en gran medida a su trabajo y al final sea un gana a gana entre contadores, empresarios, emprendedores y el estado; así que, a estrechar las manos con cada rol y a entender el verdadero valor de una contabilidad bien gestionada.
